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檔案室的建設考慮溫濕度控制，常規溫度應保持在22℃至24℃之間，相對濕度維持在50%至60%RH，以確保檔案的長期保存不受影響，檔案室應具備良好的通風條件，對于空調、除濕機與風機等設備要智能聯動控制，避免霉變和蟲害，照明設備需采用防紫外線燈具，減少對紙質檔案的損害。

檔案室應安裝防盜門窗及監控系統，確保檔案相關資料的安全，在匹配火災報警及滅火系統同時，應具備門禁聯動、紅外監控、水浸監控等，具備遠程監控與控制，可實現精細化管理。

檔案存儲與管理，檔案室內部布局應合理，便于檔案的分類、檢索與存放，推薦使用密集架或移動式貨架，以提高空間利用率，應建立完善的檔案管理制度，保檔案的完整性和可追溯性。